Nouveau sur ce sujet ? Vous êtes au bon endroit. Cet article ne suppose pas que vous sachiez ce que veulent dire « onboarding » ou « offboarding » quand les gens de l'IT les utilisent, ni pourquoi on voudrait automatiser ça. Si un mot a besoin d'être expliqué, il l'est exactement là où il apparaît.
Le problème que ce type de logiciel résout
Quand quelqu'un rejoint une entreprise, il faut mettre en place tout un tas de comptes pour cette personne — e-mail, lecteurs partagés, les outils que l'équipe utilise. Quand quelqu'un part, tout ça doit être coupé, et ça doit arriver près de son dernier jour, pas quand quelqu'un aura le temps.
Voici la partie qui cause de vrais problèmes : « l'offboarding » ne concerne pas la personne, mais ses comptes. L'accès d'un employé parti continue de fonctionner jusqu'à ce que quelqu'un le coupe réellement. Si cette étape est oubliée — parce que la semaine était chargée, parce que personne ne l'a notée — ce compte reste simplement actif pendant des semaines ou des mois après le départ de la personne. C'est une faille de sécurité réelle et ordinaire, pas dramatique : un vieux compte que personne ne surveille est facile à manquer et facile à exploiter.
Les trois mots que vous verrez partout
- Une file (queue) est une liste. Rien de compliqué — pensez-y comme une liste de tâches nommée, du genre « Personnes qui arrivent ce mois-ci » ou « Personnes qui partent ce mois-ci ».
- Un dossier (case) est l'onboarding ou l'offboarding d'une personne précise — un élément qui suit tout ce qui doit se passer pour cette seule personne, du début à la fin.
- Un playbook est une checklist pour un type de tâche précis, pour que les mêmes étapes soient suivies à chaque fois plutôt que de dépendre de la mémoire de quelqu'un.
C'est là, en gros, l'essentiel du vocabulaire. Tout le reste ci-dessous n'est qu'une variation de ces trois idées.
Ce que ça automatise vraiment — et ce que ça n'automatise pas
Voici la partie qui mérite d'être dite clairement, parce que « automatisation » peut sonner comme si les comptes se créaient et se supprimaient tout seuls : ceci ne touche jamais un vrai compte tout seul. Ce qui est automatisé, c'est le suivi administratif — quand un dossier passe à « prêt », le système crée automatiquement les tâches de suivi (une tâche pour le travail sur le compte, un ticket pour l'IT) et les place dans la bonne file. Le travail réel sur le compte reste fait par une personne, à l'aide de la checklist d'un playbook, avec ses propres outils d'administration.
Pensez-y comme une checklist d'embauche qui se photocopierait elle-même et la remettrait à la bonne personne au moment où quelqu'un dit « allez-y » — elle n'embauche personne toute seule, elle s'assure juste que rien n'est oublié et que personne n'a à se souvenir des étapes de mémoire.
Ce que vous verriez concrètement, dans un projet
Si vous ouvriez un projet créé à partir d'un modèle de démarrage « Access Automation », vous trouveriez quatre listes séparées (files), chacune avec son propre rôle :
| Ce que vous verriez | À quoi ça sert, en mots simples |
|---|---|
| Une liste d'onboarding | Un élément par nouvelle recrue, suivant tout ce qui doit être prêt avant son premier jour |
| Une liste d'offboarding | Un élément par personne qui part, suivant tout ce qui doit être coupé |
| Une liste de tickets IT | Les tâches réelles de mise en place ou de démantèlement de compte, prêtes à être traitées |
| Une liste de communications | Des messages prêts pour la nouvelle recrue et son manager — ou pour l'employé qui part et son manager |
Deux tableaux de bord (écrans) montrent la vue d'ensemble : l'un sur l'avancement du travail sur les comptes lui-même, l'autre pensé pour des rapports de type conformité — même si, honnêtement, ce second est encore largement vide, cette partie n'ayant pas encore été construite.
Ce que ce n'est pas (encore)
Une précision honnête, parce que trop promettre n'aide personne : ceci ne se connecte pas tout seul à un vrai système de comptes. Rien n'est créé, suspendu ou supprimé automatiquement — chacune des étapes côté compte est faite à la main par une personne, en suivant la checklist. Ce que ça fait bien, c'est s'assurer que cette checklist arrive vraiment jusqu'à quelqu'un et ne se perde pas discrètement la semaine où tout le monde est débordé.
Prêt pour la version plus approfondie ?
Tout ce qui précède décrit la forme du modèle Access Automation livré avec OpenTechnologyApp. Si vous voulez le détail technique réel — les automatisations exactes, chaque champ, ce que les playbooks parcourent vraiment —, la version complète est ici : Access Automation: The Google Workspace Joiner/Mover/Leaver Template.
Si c'était votre toute première lecture sur l'onboarding et l'offboarding de comptes, vous en savez maintenant assez pour suivre cet article — et assez pour savoir si ce type d'outil aiderait vraiment votre équipe.