Neu bei diesem Thema? Dann sind Sie hier genau richtig. Dieser Beitrag setzt nicht voraus, dass Sie wissen, was eine „Flotte" ist, oder was IT meint, wenn sie sagt, sie führe ein „Audit" der Firmenlaptops durch. Wenn ein Wort erklärt werden muss, wird es genau dort erklärt, wo es auftaucht.
Das Problem, das diese Art von Software löst
Stellen Sie sich ein Unternehmen mit dreißig Laptops vor. Manche sind bei Leuten, die letztes Jahr angefangen haben, manche bei Leuten, die letzten Monat gegangen sind und ihren Laptop nie zurückgegeben haben. Einer läuft noch mit einer alten Betriebssystem-Version. Niemand hat eine einzige aktuelle Liste, wem welcher Laptop gehört, welche tatsächlich benutzt werden, und welche Aufmerksamkeit brauchen.
Ein „Geräte-Audit" ist einfach eine regelmäßige, organisierte Prüfung dieser Liste — ist jeder Laptop erfasst, ist er in einigermaßen gutem Zustand, gehört er noch zu jemandem, der dort arbeitet. Das aus dem Gedächtnis oder mit einer veralteten Tabelle zu machen, ist der Grund, warum ein Laptop unbemerkt ein Jahr lang verschwinden kann.
Die drei Wörter, die überall auftauchen
- Eine Flotte ist einfach die gesamte Sammlung der Firmengeräte — jeder Laptop, egal wie viele es sind. Kein Boot-Begriff hier, einfach „alle zusammen".
- Eine Queue ist eine Liste. Nichts Komplizierteres als das — stellen Sie sie sich als benannte To-do-Liste vor, wie „Geräte" oder „Dinge, die man sich ansehen sollte".
- Ein Finding (Befund) ist eine konkrete Sache, die das Audit bemerkt hat — „dieser Laptop hat sich lange nicht gemeldet" oder „dieser läuft noch mit einer alten Betriebssystem-Version". Ein Befund, ein Eintrag, eine Sache, die man sich ansehen sollte.
Das ist im Grunde schon der größte Teil des Vokabulars. Alles Weitere unten ist eine Variante dieser drei Ideen.
Was ein Audit tatsächlich betrachtet — und was nicht
Hier der Teil, der es wert ist, klar zu sagen, denn „Audit" kann nach Überwachung klingen: Ein Geräte-Audit betrachtet das Gerät, nicht die Person, die es benutzt. Es prüft Dinge wie: Meldet sich dieser Laptop noch, welche Betriebssystem-Version läuft darauf, ist er jemandem zugewiesen, der noch dort arbeitet. Es betrachtet keinen Browserverlauf, keine Dateien, keine Nachrichten, nichts darüber, was jemand tatsächlich täglich am Computer macht.
Stellen Sie es sich wie die reguläre Sicherheitsprüfung eines Autos vor. Der Prüfer kontrolliert Bremsen und Reifen — nicht, welche Musik Sie beim Fahren hören, nicht, wo Sie waren. Gleiche Idee hier: Das Audit betrifft die Hardware und ihren grundlegenden Status, sonst nichts.
Was tatsächlich passiert, wenn etwas nicht stimmt
Eine routinemäßige Prüfung läuft — täglich oder wöchentlich, je nachdem, was das Team eingerichtet hat. Sieht alles normal aus, passiert nichts; der Laptop wird einfach als in Ordnung bestätigt. Sieht etwas nicht stimmig aus — zum Beispiel hat sich ein Laptop lange nicht gemeldet — wird daraus ein Finding: ein verfolgter Eintrag, der festhält, was nicht stimmt, damit es nicht einfach vergessen wird.
Von dort aus arbeitet eine Person im IT-Team das mit einem Playbook durch — einer kurzen Checkliste für genau diese Art von Problem, damit die Schritte jedes Mal dieselben sind, statt aus dem Gedächtnis neu erfunden zu werden. Nichts hier greift von selbst ein und repariert den Laptop. Ein Mensch entscheidet, was zu tun ist; die Checkliste sorgt nur dafür, dass die richtigen Fragen in der richtigen Reihenfolge gestellt werden.
Was Sie tatsächlich sehen würden, in einem Projekt
Wenn Sie ein Projekt öffnen würden, das aus einer „IT Device Audit"-Startvorlage gebaut wurde, fänden Sie drei getrennte Listen (Queues), jede mit einer eigenen Aufgabe:
| Was Sie sehen würden | Wofür es in einfachen Worten dient |
|---|---|
| Eine Geräteliste | Ein Eintrag pro Laptop — wem er zugewiesen ist, was darauf läuft, wann er sich zuletzt gemeldet hat |
| Eine Findings-Liste | Ein Eintrag pro Sache, die das Audit bemerkt hat und die einen Blick braucht |
| Eine Audit-Runs-Liste | Ein Eintrag pro durchgeführter Prüfung — täglich oder wöchentlich — damit es einen Nachweis gibt, dass die Prüfung tatsächlich stattgefunden hat |
Zwei Übersichtsseiten (Dashboards genannt) zeigen das große Bild auf einen Blick: die allgemeine Gerätegesundheit, und wie es um die Audit-Arbeit selbst steht — was noch offen ist, was gelöst wurde.
Was das (noch) nicht ist
Ein ehrlicher Hinweis, denn Übertreiben hilft niemandem: Diese Vorlage kommt nicht mit einer eingebauten, aktiven Verbindung zu Ihren echten Laptops. Direkt nach dem Import sind es die oben beschriebenen Listen, Checklisten und Übersichten, gefüllt mit klar gekennzeichneten Beispieldaten, damit Sie die Form sehen können. Sie mit echten Geräten zu verbinden — damit sie tatsächliche Laptops statt Beispiele sieht — ist ein separater, bewusster Schritt, den jemand aus der IT macht, nicht etwas, das automatisch beim Import passiert.
Bereit für die ausführlichere Version?
Alles oben beschreibt die Grundform der IT Device Audit-Vorlage, die mit OpenTechnologyApp mitgeliefert wird. Wenn Sie die echten technischen Details wollen — die genauen Automatisierungen, jedes Feld, was die Dashboards tatsächlich zeigen —, finden Sie die ausführliche Version hier: IT Device Audit: Ein Fleet-Audit-System als Ein-Klick-Projekt-Template.
Wenn dies Ihr erster Kontakt mit Geräte-Audits überhaupt war, wissen Sie jetzt genug, um diesem Beitrag zu folgen — und genug, um einzuschätzen, ob diese Art von Tool Ihrem Team überhaupt helfen würde.