Neu bei diesem Thema? Dann sind Sie hier genau richtig. Dieser Beitrag setzt nicht voraus, dass Sie wissen, was „Onboarding" oder „Offboarding" bedeuten, wenn IT-Leute diese Wörter benutzen, oder warum man das überhaupt automatisieren würde. Wenn ein Wort erklärt werden muss, wird es genau dort erklärt, wo es auftaucht.
Das Problem, das diese Art von Software löst
Wenn jemand in ein Unternehmen eintritt, müssen etliche Konten für diese Person eingerichtet werden — E-Mail, gemeinsame Laufwerke, welche Tools das Team eben nutzt. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, muss all das wieder abgeschaltet werden, und zwar nah am letzten Arbeitstag, nicht irgendwann, wenn jemand dazu kommt.
Hier liegt das eigentliche Problem: „Offboarding" betrifft nicht die Person, sondern ihre Konten. Der Login einer ausgeschiedenen Person funktioniert weiter, bis ihn jemand tatsächlich abschaltet. Wird dieser Schritt vergessen — weil eine hektische Woche war, weil es niemand aufgeschrieben hat —, bleibt das Konto einfach aktiv, wochen- oder monatelang, nachdem die Person nicht mehr dort arbeitet. Das ist eine echte, ganz gewöhnliche Sicherheitslücke, keine dramatische: Ein altes Konto, das niemand im Blick hat, ist leicht zu übersehen und leicht zu missbrauchen.
Die drei Wörter, die überall auftauchen
- Eine Queue ist eine Liste. Nichts Kompliziertes — stellen Sie sie sich als benannte To-do-Liste vor, wie „Leute, die diesen Monat anfangen" oder „Leute, die diesen Monat gehen".
- Ein Fall (Case) ist das Onboarding oder Offboarding einer bestimmten Person — ein Eintrag, der alles nachverfolgt, was für genau diese eine Person von Anfang bis Ende passieren muss.
- Ein Playbook ist eine Checkliste für eine bestimmte Art von Aufgabe, damit jedes Mal dieselben Schritte befolgt werden, statt sich auf das Gedächtnis von irgendjemandem zu verlassen.
Das ist im Grunde schon der größte Teil des Vokabulars. Alles Weitere unten ist eine Variante dieser drei Ideen.
Was hier tatsächlich automatisiert wird — und was nicht
Hier der Teil, der es wert ist, klar zu sagen, denn „Automatisierung" kann klingen, als würden Konten von selbst angelegt und gelöscht: Dieses System fasst kein einziges echtes Konto von selbst an. Was automatisiert wird, ist die Papierspur — wenn ein Fall auf „bereit" gesetzt wird, erzeugt das System automatisch die Folgeaufgaben (eine Aufgabe für die Kontoarbeit, ein Ticket für die IT) und reiht sie in die richtige Queue ein. Die eigentliche Kontoarbeit erledigt immer noch ein Mensch selbst, anhand der Checkliste eines Playbooks, mit den eigenen Admin-Werkzeugen.
Stellen Sie es sich wie eine Checkliste für Neueinstellungen vor, die sich in dem Moment, in dem jemand „los" sagt, automatisch selbst kopiert und der richtigen Person in die Hand drückt — sie stellt niemanden selbst ein, sie sorgt nur dafür, dass nichts vergessen wird und niemand sich die Schritte von Grund auf merken muss.
Was Sie tatsächlich sehen würden, in einem Projekt
Wenn Sie ein Projekt öffnen würden, das aus einer „Access Automation"-Startvorlage gebaut wurde, fänden Sie vier getrennte Listen (Queues), jede mit einer eigenen Aufgabe:
| Was Sie sehen würden | Wofür es in einfachen Worten dient |
|---|---|
| Eine Onboarding-Liste | Ein Eintrag pro Neuzugang, der alles nachverfolgt, was vor dem ersten Arbeitstag bereit sein muss |
| Eine Offboarding-Liste | Ein Eintrag pro ausscheidender Person, der alles nachverfolgt, was abgeschaltet werden muss |
| Eine IT-Ticket-Liste | Die eigentlichen Konto-Einrichtungs- oder Konto-Abbau-Aufgaben, bereit zum Abarbeiten |
| Eine Kommunikations-Liste | Entwürfe für Nachrichten an den Neuzugang und die Führungskraft — oder an die ausscheidende Person und die Führungskraft |
Zwei Dashboards (Übersichtsseiten) zeigen das große Bild: eines dafür, wie die Kontoarbeit selbst läuft, und eines, das für Compliance-artige Berichte gedacht ist — wobei dieses zweite ehrlich gesagt noch größtenteils leer ist, da dieser Teil noch nicht gebaut wurde.
Was das (noch) nicht ist
Ein ehrlicher Hinweis, denn Übertreiben hilft niemandem: Dieses System verbindet sich nicht von selbst mit einem echten Kontosystem. Es legt nichts an, sperrt nichts und löscht nichts von selbst — jeder einzelne Schritt auf der Kontoseite ist etwas, das ein Mensch anhand der Checkliste von Hand erledigt. Was das System gut kann, ist dafür zu sorgen, dass diese Checkliste tatsächlich bei jemandem landet und nicht in der Woche, in der alle beschäftigt sind, still unter den Tisch fällt.
Bereit für die ausführlichere Version?
Alles oben beschreibt die Grundform der Access Automation-Vorlage, die mit OpenTechnologyApp mitgeliefert wird. Wenn Sie die echten technischen Details wollen — die genauen Automatisierungen, jedes Feld, was die Playbooks tatsächlich durchgehen —, finden Sie die ausführliche Version hier: Access Automation: The Google Workspace Joiner/Mover/Leaver Template.
Wenn dies Ihr erster Kontakt mit Konto-Onboarding und -Offboarding überhaupt war, wissen Sie jetzt genug, um diesem Beitrag zu folgen — und genug, um einzuschätzen, ob diese Art von Tool Ihrem Team überhaupt helfen würde.